Privacyverklaring

Dit is de privacyverklaring van Arbo-Logic BV (“ArboLogic”). ArboLogic neemt de bescherming van uw persoonsgegevens serieus. Wij verwerken uw persoonsgegevens in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving op het gebied van gegevensbescherming, waaronder de Algemene verordening gegevensbescherming (“AVG”).

In deze privacyverklaring lichten wij onder meer toe welke persoonsgegevens we verzamelen, waarom, op welke wettelijke grondslag we ons baseren en wat uw rechten zijn.

1. Wie is de verwerkingsverantwoordelijke?

ArboLogic is een arboconsultancy-bedrijf. ArboLogic werkt in opdracht van werkgevers, gecertificeerde arbodiensten en andere partijen die bedrijfsgeneeskundige expertise willen inroepen. ArboLogic is ingeschreven in het handelsregister onder nummer 86090585.

ArboLogic BV
Postbus 37607
1030 BB Amsterdam
info@arbologic.nl

2. Van wie verwerkt ArboLogic persoonsgegevens?

Ten eerste verwerkt ArboLogic persoonsgegevens van werknemers van bedrijven die klant zijn bij ArboLogic. Wanneer uw werkgever ArboLogic inschakelt als bedrijfsarts verwerken wij uw persoonsgegevens in het kader van de zorg die ArboLogic verleent.

Ook verwerkt ArboLogic persoonsgegevens van de volgende betrokkenen:

(Medewerkers van) klanten van ArboLogic

Leveranciers van ArboLogic

Sollicitanten

Websitebezoekers

3. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

Soort (persoons)gegevens	Wat voor gegevens kunnen dit zijn?
Werknemers
Contactgegevens	Aanhef Naam Adres Telefoonnummer E-mailadres
Identificerende gegevens	Geboortedatum Werknemer-ID BSN (indien van toepassing, bijvoorbeeld omdat de huisarts dit aanlevert)
Verzuimgegevens medisch dossier NB: Deze gegevens ontvangt de werkgever niet en zijn beschermd door het beroepsgeheim van de bedrijfsarts.	Gegevens in het medisch dossier, waaronder antwoorden op vragen over uw gezondheid, uw klachten (psychisch of lichamelijk) en oorsprong van de klachten.
Overige verzuimgegevens	Datum ziekmelding Datum herstelmelding Duur verzuim Verpleegadres
Agenda- en planningsgegevens	Datum afspraak
Opdrachtgevers
Contactgegevens	Aanhef Naam Adres Telefoonnummer E-mailadres
Financiële gegevens	Bankrekeningnummer Gegevens op factuur
Correspondentie	Inhoud van e-mails Inhoud van brieven
Overige opdrachtgegevens	Gegevens over de afgenomen dienst
Leveranciers
Contactgegevens	Aanhef Naam Adres Telefoonnummer E-mailadres
Financiële gegevens	Bankrekeningnummer Gegevens op factuur
Correspondentie	Inhoud van e-mail en app-berichten Inhoud van brieven
Overige inkoopgegevens	Gegevens over de afgenomen dienst/het gekochte product
Sollicitanten
Contactgegevens	Aanhef Naam Adres Telefoonnummer E-mailadres
Sollicitatiegegevens	CV en motivatiebrief met daarin informatie over opleidingen, werkervaring en vaardigheden Diploma, cijfers en/of eventuele andere bewijsmiddelen van een genoten opleiding Gegevens over de functie waarop gesolliciteerd is Referenties en eventuele andere gegevens die aan ArboLogic zijn verstrekt Openbare gegevens die ArboLogic eventueel raadpleegt, zoals LinkedIn
Websitebezoekers
Gegevens over uw websitebezoek	Gegevens betreffende het apparaat dat u gebruikt om onze website te bezoeken en uw locatie op basis van IP-adres IP-adres

4. Waarom worden deze persoonsgegevens verwerkt en wat is de grondslag?

Doeleinde	Grondslag
Werknemers
Het kunnen verlenen van zorg in het kader van verzuimbegeleiding en re-integratie	Uitvoering wettelijke plicht (Arbeidsomstandighedenwet en Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst)
Vrijwillig spreekuur	Uitvoering wettelijke plicht (Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst)
Het gebruik van verzuimdata (met uitzondering van het medisch dossier) voor analysedoeleinden Let op: Dit betreft enkel gegevens die de werkgever op grond van de wet mag ontvangen.	Gerechtvaardigd belang van de werkgever om inzicht te krijgen in het verzuim binnen de organisatie
Opdrachtgevers
Het uitvoeren van de overeenkomst (verlenen van arbodienstverlening)	Uitvoering overeenkomst
Facturatie en het bijhouden van administratie	Het voldoen aan wettelijke verplichtingen (administratieverplichting en fiscale verplichting).
De behandeling van klachten	Gerechtvaardigd belang voor zover relevant om geschillen met opdrachtgevers af te handelen en de rechtspositie van ArboLogic te verdedigen.
Marketing en business development	Gerechtvaardigd bedrijfsbelang van ArboLogic om marketingactiviteiten te ontplooien Toestemming
Leveranciers
Het afnemen van producten en/of diensten	Uitvoering overeenkomst Gerechtvaardigd belang voor zover relevant om geschillen met leveranciers af te handelen en de rechtspositie van ArboLogic te verdedigen.
Facturatie en het bijhouden van administratie	Uitvoering overeenkomst Het voldoen aan wettelijke verplichtingen (administratieverplichting en fiscale verplichting)
Sollicitanten
Werving en selectie	De uitvoering van de overeenkomst in de precontractuele fase (afwikkelen sollicitatieprocedure) Het gerechtvaardigd belang van ArboLogic om een bij de functie passende beoordeling te maken van de geschiktheid en betrouwbaarheid van een kandidaat
Websitebezoekers
Het kunnen tonen van de website aan bezoekers	Uitvoering overeenkomst
Het genereren van beperkte statistiek betreffende het gebruik van de website door middel van privacyvriendelijk ingestelde cookies	Gerechtvaardigd bedrijfsbelang om de website te verbeteren

5. Aan wie verstrekt ArboLogic persoonsgegevens?

ArboLogic verstrekt uw persoonsgegevens alleen aan derden als daarvoor een wettelijke basis bestaat of met uw toestemming:

Bepaalde persoonsgegevens verstrekken we aan uw werkgever in het kader van verzuimbegeleiding. Het gaat hier om de terugkoppeling van de bedrijfsarts die de werkgever nodig heeft voor uw re-integratie. ArboLogic volgt de beleidsregels van de Autoriteit Persoonsgegevens over de zieke werknemer en de leidraden van de KNMG en NVAB. Zie de [volgende vraag] voor meer informatie.

In bepaalde gevallen kan ArboLogic persoonsgegevens van u verstrekken aan de arbeidsongeschiktheidsverzekeraar van uw werkgever.

Ook kan ArboLogic persoonsgegevens aan het UWV verstrekken omdat het UWV deze nodig heeft om te beoordelen of u voor een uitkering (WIA) in aanmerking komt. In beginsel wordt dit aan uzelf gestuurd om zelf door te sturen aan UWV.

Wanneer u uw medisch dossier wil delen met een andere zorgverlener, zal ArboLogic dit doet met uw (uitdrukkelijke) toestemming.

6. Welke gegevens worden aan mijn werkgever verstrekt?

Werkgevers mogen in principe geen gezondheidsgegevens van werknemers verwerken. ArboLogic mag alleen de volgende gegevens aan de werkgever doorgeven:

de werkzaamheden waartoe de werknemer niet meer of nog wel in staat is (functionele beperkingen, restmogelijkheden en implicaties voor het soort werk dat de werknemer nog kan doen);

de verwachte duur van het verzuim;

de mate waarin de werknemer arbeidsongeschikt is (gebaseerd op functionele beperkingen, restmogelijkheden en implicaties voor het soort werk dat de werknemer nog kan doen);

eventuele adviezen over aanpassingen, werkvoorzieningen of interventies die de werkgever voor de re-integratie moet treffen.

De verantwoordelijkheid voor de verwerking door uw werkgever van de niet-medische gegevens, zoals datum van ziekmelding, ligt bij uw werkgever. Wanneer u vragen heeft over de verwerking van persoonsgegevens door uw werkgever, kunt u direct contact met uw werkgever opnemen.

7. Hoe worden persoonsgegevens beveiligd?

ArboLogic neemt de bescherming van persoonsgegevens serieus en neemt passende maatregelen uw persoonsgegevens te beschermen tegen vernietiging, verlies, wijziging of ongeoorloofde verstrekking of ongeoorloofde toegang. Bij ons werkzame personen zijn gebonden aan geheimhouding, en dienen zich te houden aan onze instructies die gericht zijn op de adequate bescherming van uw gegevens.

ArboLogic maakt gebruik van de applicatie ArboMatic. ArboMatic is een specifiek ontworpen verzuimsysteem ontwikkeld door het aan ArboLogic gelieerde bedrijf Koowde BV. Koowde werkt conform ISO 27001 en is NEN 7510 gecertificeerd.

8. Hoe lang bewaart Arbologic uw gegevens?

Arbologic bewaart uw persoonsgegevens niet langer in een identificeerbare vorm dan nodig is voor de in deze privacyverklaring omschreven doeleinden.

Uw medisch dossier wordt 20 jaar bewaard in overeenstemming met de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst. Deze termijn geldt vanaf de laatste wijziging in uw dossier. U kunt Arbologic altijd vragen om uw dossier langer of korter te bewaren. In bepaalde specifieke gevallen is het niet mogelijk om uw dossier korter te bewaren. Wij zullen dit dan toelichten.

De financiële administratie wordt zeven jaar bewaard in verband met de fiscale bewaarplicht.

Sollicitatiegegevens worden vier weken bewaard of een jaar met toestemming.

Technische gegevens over uw websitebezoek worden niet bewaard.

Gegevens verzameld door middel van analytische cookies worden maximaal zes maanden bewaard.

9. Wat zijn uw rechten?

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten ten aanzien van uw persoonsgegevens:

Recht om toestemming in te trekken
U hebt het recht uw toestemming in te trekken zonder opgave van redenen. Er wordt dan gestopt met het verwerken van de persoonsgegevens ten aanzien waarvan u uw toestemming intrekt, tenzij er een andere reden is die tot verwerking verplicht.

Recht op inzage en rectificatie
U kunt vragen of en welke gegevens we van u verwerken. We kunnen u hier inzage in geven op verzoek. Daarnaast kunt u ons ook vragen om gegevens te wijzigen als u deze onjuist of onvolledig vindt.

Recht op gegevenswissing
U kunt vragen om de gegevens die we van u hebben te verwijderen wanneer de persoonsgegevens niet ter zake dienend zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld of wanneer toestemming is ingetrokken.

Recht op beperking van de verwerking
U hebt het recht een beperking van de verwerking te verzoeken, als u de juistheid van de persoonsgegevens die worden verwerkt, betwist.

Recht op dataportabiliteit
U hebt het recht ons te vragen om de gegevens die we van u hebben te verkrijgen of om ze over te dragen aan een andere partij.

Klacht
Indien u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u dit melden bij de FG van Arbologic op fg@arbologic.nl. Ook kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Arbologic maakt geen gebruik van automatische besluitvorming.

Een verzoek kan worden gedaan via info@arbologic.nl. Het kan zijn dat we extra informatie van u vragen om uw identiteit te controleren en/of niet (volledig) aan uw verzoek (kunnen) voldoen, bijvoorbeeld in het kader van verplichte wettelijke bewaartermijnen.

Wijzigingen

Deze privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op 3 oktober 2022. Deze privacyverklaring kan gewijzigd worden. De laatste versie kunt u vinden op de website van Arbologic (Arbologic.nl) Bij substantiële wijzigingen streven we ernaar u hiervan op de hoogte te stellen.

Contact

info@arbologic.nl. De FG van Koowde is te bereiken op fg@arbologic.nl